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Come gestire una riunione a distanza in modo efficace

Gestire una riunione a distanza. Con l’aumento delle forme di lavoro agile e ibride, le riunioni a distanza sono diventate la forma prevalente per “incontrarsi”. Molti clienti si lamentano che “non è la stessa cosa”. Vero! Ci vuole attenzione ad alcuni aspetti per far sì che una riunione a distanza sia efficace.

Gestire una riunione a distanza: gli elementi fondamentali

Quanto detto in un precedente articolo sulla gestione delle riunioni vale naturalmente anche per quelle online: 

  • Accurata scelta dei partecipanti
  • Ordine del giorno comunicato in anticipo
  • Sollecitare idee e proposte per ogni punto
  • Identificare un time manager
  • Concludere sempre con una to do list.

Per le riunioni virtuali il primo aspetto è prettamente tecnico. Identificare la piattaforma più utile alle proprie esigenze, che sia semplice e conosciuta da tutti. Buona idea è redigere un veloce prontuario di come si utilizza e distribuirlo a tutti i collaboratori. Utilizzare buone connessioni che permettano lo svolgimento lineare della riunione.

Come evitare le distrazioni

A distanza, magari ognuno a casa propria, è più facile distrarsi. Quindi l’interazione deve essere molto alta. Prevedi diversi momenti di sharing sui vari punti, dove ognuno dei partecipanti deve esporre il proprio punto di vista, le idee e proposte. Una buona idea è iniziare la discussione di ogni punto con un giro d’interventi (possibilmente cominciando con i più giovani, proseguendo con anzianità crescente e concludendo con il leader). In modo che, fin da subito, la riunione coinvolga tutti.

Sollecita il team a mantenere il video acceso. Sapere di essere visti aiuta a restare attenti. Inoltre, permette a te di osservare il non verbale e notare eventuali segni di disinteresse, disaccordo o entusiasmo. Per mantenere la privacy dei collaboratori potete offuscare lo sfondo, oppure ancora meglio, utilizzare un’immagine comune come il logo dell’azienda.

Invece i microfoni meglio tenerli spenti. Lo terrà acceso chi ha la parola ed eventualmente il time manager. Chi vuole intervenire o fare domande avrà a disposizione la chat o gli appositi tasti della piattaforma utilizzata.

Gestire una riunione a distanza: la pausa è fondamentale

Prevedi delle pause per poter controllare eventuali messaggi o chiamate sui cellulari e per staccare un momento. Tieni conto che occhi e mente si stancano davanti allo schermo e il rischio di distrarsi è più alto. Vieta il multitasking, sollecita a rimanere concentrati sulla riunione e la discussione. Le pause servono appunto per recuperare messaggi o telefonate ed eventualmente rispondere.

Se più punti dell’ordine del giorno coinvolgono persone diverse, in remoto esiste la possibilità di creare stanze virtuali dove i gruppi, in maniera indipendente, possono lavorare senza disturbarsi reciprocamente. Questa può essere una buona idea anche per creare varietà e dinamicità nella riunione, mantenendo desta l’attenzione.

Se ci sono documenti da leggere inviali in anticipo e sollecita i collaboratori a prepararsi. Nulla raffredda di più una riunione virtuale dei momenti di silenzio in cui ognuno pone attenzione a ciò che succede sul proprio pc.

Diversi modi di interagire virtualmente

Ricorda che esistono diversi modi di interazione, ad esempio la chat. Sollecitare interventi in chat (che ovviamente verranno tutti letti) aiuta la velocità e non costringe i partecipanti ad aspettare gli altri. Inoltre, i concetti espressi in chat restano visibili a tutti fino alla fine della riunione. Puoi utilizzare sondaggi o veloci domande aperte. Altre strategie possono essere utilizzate per i contributi. Più renderai varia la tua riunione, più sarà facile mantenere attenti i tuoi.

Anche per trasferire concetti esistono diversi modi, come brevi video, story case, grafici animati e tutto ciò che la tecnologia mette ora a disposizione.

Registra le tue riunioni e mettile a disposizione in una cartella condivisa, in modo che i partecipanti possano rivederla. Un’ottima idea è quella di inserire nel verbale di riunione l’intervallo di tempo in cui è stato discusso quel determinato punto. In questo modo è possibile consultare l’argomento d’interesse in maniera più veloce. 

Programmare e gestire riunioni a distanza è più impegnativo, ma con qualche accortezza puoi renderle efficaci e momenti di aggregazione per il team.

(Articolo di: Umberto Maggesi – Senior trainer soft skill Forma Mentis)

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